Morgen Ventures unterstützt Gründer:innen beim Aufbau der „World of Tomorrow“ und investiert typischerweise in Pre‑Seed- und Seed‑Runden. Bei einem kleinen, hochfokussierten Team entstehen dadurch zwei Spannungen: hoher Anspruch an Geschwindigkeit und Fairness im Screening – bei gleichzeitigem Dealflow aus Intros, Events, Community und direkten Anrufen.
Viele Erstkontakte enthalten zudem nicht die Informationen, die für eine schnelle Einschätzung nötig sind. Ohne Struktur führt das zu langen E‑Mail‑Schleifen, „bitte schick nochmal…“ und einer CRM‑Hygiene, die im Alltag leidet – obwohl gerade in frühen Phasen jede Stunde zählt.
Ausgangslage
Vor dem Setup wurden Telefon‑ und E‑Mail‑Anfragen manuell triagiert: Notizen, Nachfragen, Weiterleitungen und CRM‑Einträge passierten parallel – häufig unter Zeitdruck. Gleichzeitig waren die Anliegen sehr unterschiedlich.
- Founder‑Pitches (Runde, Ticket, Thesis‑Fit, Traction)
- Warm Introductions über gemeinsame Kontakte
- Co‑Investor‑Anfragen und Syndicate‑Abstimmungen
- Portfolio‑Support (Intros, Hiring, Go‑to‑Market, Fundraising‑Fragen)
Ziele
Ziel war ein Setup, das Erstkontakte strukturiert erfasst, ohne „kalt“ zu wirken – und das Team spürbar von Admin entlastet, ohne Entscheidungen zu automatisieren.
- Schnelle, konsistente Reaktion auf Anfragen (Deutsch und Englisch)
- Strukturiertes Intake mit den relevanten Kernfragen
- Automatische CRM‑Einträge inkl. Kurz‑Synopsis
- Routing an die richtigen Ansprechpartner:innen (Dealflow vs Portfolio Ops)
- Vertraulichkeit: Pitch‑Infos sicher, nachvollziehbar und nur für Berechtigte
Lösung: Intake‑ und Routing‑Agent
Implementiert wurde ein Setio Voice‑Intake‑Agent, der Telefonanfragen übernimmt und die wichtigsten Eckdaten in wenigen Minuten einsammelt. Der Agent arbeitet mit einer klaren Frage‑Logik: erst Kontext, dann Tiefe – damit das Gespräch natürlich bleibt, aber die Daten am Ende vollständig sind.
Im Hintergrund wird automatisch eine strukturierte Zusammenfassung erstellt (Synopsis + offene Fragen) und in CRM/Ticketing abgelegt. So entsteht ein einheitliches Briefing, bevor überhaupt ein Mensch Zeit in den nächsten Schritt investiert.
Intake, das wirklich hilft (statt nur Smalltalk)
Das Frage‑Set ist an typische VC‑Entscheidungslogiken angepasst – ohne dass der Agent „entscheidet“. Er sammelt die Bausteine, die Partner:innen für die erste Einordnung brauchen.
- Basics: Company, Website, Kontakt, Region
- Stage & Runde: Pre‑Seed/Seed, Timing, gewünschtes Ticket
- Problem & Lösung: Was wird gebaut, für wen, warum jetzt?
- Traction: erste Umsätze, Wachstum, Nutzerzahlen, Pilotkunden (falls vorhanden)
- Team: Gründerprofil, relevante Erfahrung, Hiring‑Bedarf
- Next Step: Pitchdeck‑Link per E‑Mail, Call‑Termin, Intro‑Wunsch
Routing-Logik & CRM‑Hygiene
Damit die Informationen nicht in Notizen verschwinden, wird jeder Kontakt als Datensatz abgelegt: Tags (Sektor, Stage), eine kurze „Why‑Now“-Zusammenfassung und klare nächste Schritte. Auf dieser Basis lässt sich routingbasiert weiterarbeiten – z. B. an Partner:in A für bestimmte Themen oder an Portfolio Ops für operative Anfragen.
Wichtig: Der Agent führt keine Investment‑Entscheidung aus. Er sorgt dafür, dass das Team schneller zu einer gut vorbereiteten Entscheidung kommt.
Portfolio‑Support als eigener Flow
Neben Dealflow entstehen viele operative Anfragen aus dem Portfolio: Intro‑Wünsche, Hiring‑Bedarf, Tool‑Fragen oder „wer kann helfen?“. Dafür wurde ein separater Flow aufgebaut: Anliegen klassifizieren, Kontext sammeln, zuständige Person finden und – wenn sinnvoll – Office‑Hours oder Intro‑Calls effizient terminieren.
Integrationen
- CRM (Kontaktanlage, Pipeline‑Stage, Tags, Notizen)
- E‑Mail (Deck‑Anfrage, Follow‑ups, Bestätigungen)
- Kalender (Terminfindung, Buchung, Reschedule‑Flows)
- Team‑Notifications (z. B. Slack/Inbox‑Routing)
Vertraulichkeit, Policies und Qualität
VC‑Intake erfordert Vertrauen. Darum wurden klare Policies umgesetzt: minimale Datenerhebung, Zugriff nach Berechtigungen, Audit‑Logs und ein „Stop‑&‑Handover“-Mechanismus bei Unsicherheit oder sensiblen Themen.
- Least‑Privilege: Nur die notwendigen Systeme werden angebunden.
- Auditierbarkeit: Zusammenfassungen sind nachvollziehbar versioniert.
- Human Oversight: Stichproben‑Reviews und klare Fehlerklassen (z. B. falsches Routing).
Umsetzung: 0–30 / 31–60 / 61–90 Tage
- 0–30 Tage: Thesis‑Fragen definieren, CRM‑Felder/Tags festlegen, erste Journeys und „Golden Calls“ erstellen.
- 31–60 Tage: Integrationen hardenen (Auth, Fehlerklassen, Idempotenz), QA‑Rubrik, Pilot mit Canary‑Rollout.
- 61–90 Tage: Ausbau auf mehr Sprachen/Intros, bessere Routing‑Heuristiken, Runbooks und Monitoring.
Ergebnisse (Pilotphase)
Der größte Effekt entsteht durch bessere Vorbereitung: weniger Nachfragen, weniger Admin, schnellere „Yes/No/Not‑Now“-Loops – und eine bessere Experience für Founder.
- 60% weniger manuelles Screening (Notizen, Nachfragen, Copy‑Paste ins CRM)
- Schnellere First Response durch automatische Follow‑ups und Termin‑Flows
- Höhere Datenqualität im CRM (vollständige Felder, konsistente Tags)
- Weniger verlorene Opportunities durch klare nächste Schritte
„Wir empfehlen Start-ups in unserem Netzwerk die Zusammenarbeit mit Setio. Es gibt kaum etwas Wertvolleres als einen strukturierten, freundlichen Erstkontakt, der Pitches sauber vorbereitet – ohne dass ein kleines Team dafür Zeit verliert.“
– Michael Kowatschew, Morgen Ventures
Was gelernt wurde
- „Fit“ ist erklärbar: Wenn die Kernfragen sauber gestellt sind, wird Routing einfacher – ohne harte Automatisierung.
- Deutsch & Englisch sind ein Muss: Pitches kommen international.
- Synopsis schlägt Transkript: Entscheidend sind die 10 relevanten Sätze, nicht 10 Minuten Gespräch.
Nächste Schritte
Als Ausbau sind ein stärkerer Deck‑Parsing‑Flow (Extraktion von Kerninfos), automatisierte Office‑Hours‑Routinen und ein Portfolio‑Ops‑Agent geplant, der wiederkehrende Support‑Themen proaktiv bündelt.
