Luum ist eine Amazon‑Agentur „von Seller zu Seller“ und begleitet Brands entlang der gesamten Amazon‑Wertschöpfung: Potentialanalyse, Strategie, Content und Werbung. Genau dort entsteht im Alltag ein hoher operativer Druck: Neue Anfragen kommen unsortiert rein, Bestandskunden wollen schnelle Antworten, und für gute Beratung müssen vor dem ersten Call bereits die relevanten Zahlen, ASINs und Ziele vorliegen.
Ohne strukturiertes Intake entstehen Reibungsverluste: Unvollständige Informationen, Rückfragen per E‑Mail, manuelle Copy‑Paste‑Briefings und ein Onboarding, das mehr Zeit frisst als nötig. Gleichzeitig darf die Qualität nicht leiden – schließlich lebt eine Boutique‑Agentur von persönlicher Betreuung und klaren Empfehlungen.
Ausgangslage
Bei Luum wiederholten sich mehrere Schritte in nahezu jedem Projektstart: Erstkontakt, Einordnung, Datenerhebung, Terminfindung, Briefing, Asset‑Checklist. Diese Schritte sind wichtig – aber sie sind nicht das, wofür Senior‑Beratung bezahlt wird.
- Leads ohne Kontext („Wir machen Amazon, könnt ihr helfen?“)
- Fehlende Daten (Marketplace, Kategorie, wichtigste ASINs, aktuelle Ziele)
- Unklare Erwartung an die Zusammenarbeit (Audit vs Full Service)
- Manuelles Aufsetzen von Projekt‑Ordnern, Checklisten und Follow‑ups
Ziele
Gesucht war ein Setup, das Erstkontakt und Onboarding beschleunigt, dabei aber weiterhin persönlich wirkt – und das Team mit besseren Briefings in die Calls schickt.
- Schnellere, konsistente Lead‑Qualifizierung (DE/EN)
- Automatisches Briefing mit den wichtigsten Zahlen und offenen Fragen
- Weniger Admin: CRM‑Einträge, Termine, Asset‑Requests
- Klare Übergaben zwischen Vertrieb, Strategy, Content und Ads
- Tonalität & Stimmen passend zur Zielgruppe
Lösung: Agenten‑Pipeline von Intake bis Briefing
Implementiert wurde eine Setio‑Pipeline aus mehreren Agent‑Bausteinen, die wie eine Produktionslinie zusammenarbeiten: Ein Voice‑Agent übernimmt den Erstkontakt, ein Briefing‑Agent strukturiert die Informationen, und ein Ops‑Agent erzeugt daraus automatisch die nächsten Aufgaben.
Der Voice‑Intake: Die richtigen Fragen zur richtigen Zeit
Der Agent führt kein Interview, sondern ein natürliches Gespräch mit klarer Struktur. Die wichtigsten Daten werden zuverlässig erfasst, ohne den Anruf künstlich zu verlängern.
- Kontext: Brand/Produkt, Kategorie, Marketplace(s), Teamgröße
- Performance‑Snapshot: grobe Umsätze, Werbe‑Spend, ACoS/TACoS (falls vorhanden)
- Scope: Audit, Launch, Skalierung, Content‑Refresh, Ads‑Restrukturierung
- Assets: wichtigste ASINs, Brand Registry, vorhandene Creatives, Zugriffsmöglichkeiten
- Ziel: Umsatzziel, Profit‑Ziel, Zeitraum, Prioritäten
Am Ende steht entweder ein qualifizierter Termin – oder ein sauberer Not‑Now‑Pfad, der trotzdem hilfreich bleibt (z. B. Hinweise, welche Infos für einen späteren Start benötigt werden).
Automatisches Briefing: Aus Gespräch wird Projekt‑Start
Direkt nach dem Call erzeugt Setio ein strukturiertes Briefing: Kurz‑Zusammenfassung, Kennzahlen, Hypothesen (z. B. Listing‑Hebel vs Ads‑Hebel), offene Fragen und eine klare Empfehlung für den nächsten Schritt. Dadurch starten Erstgespräche nicht bei Null, sondern mit einem gemeinsamen Kontext.
Ops‑Automation: Checklisten, Ordner, Übergaben
Auf Basis des Briefings werden die nächsten Schritte automatisiert vorbereitet – ohne dass der Agent blind in Systeme schreibt. Kritische Aktionen (z. B. Zugriffsrechte, Kampagnen‑Änderungen) bleiben ausdrücklich beim Team.
- CRM‑Eintrag inkl. Tags, Stage und Gesprächsnotiz
- Terminbestätigung + Asset‑Checklist per E‑Mail
- Projekt‑Template (Aufgaben für Strategy, Content, Ads)
- Interne Übergabe: Wer übernimmt, bis wann, was fehlt?
Integrationen
- CRM (z. B. Pipedrive/HubSpot) für Pipeline und Notizen
- Kalender/Booking für Terminfindung und Reschedules
- E‑Mail für Follow‑ups und Asset‑Requests
- Wissensbausteine für standardisierte Empfehlungen (z. B. Audit‑Checklisten)
Tonalität, Stimmen und Brand‑Fit
Gerade bei Agenturen entscheidet der erste Eindruck. Daher wurde die Voice‑Experience so konfiguriert, dass Stimme und Auftreten je nach Zielgruppe angepasst werden können – freundlich für Einsteiger, professionell‑direkt für erfahrene Seller.
„Uns gefällt besonders, dass Stimmen und Tonalität je nach Zielgruppe angepasst werden können – und dass der Agent trotzdem strukturiert bleibt. So wirkt das Intake persönlich, aber nicht improvisiert.“
– Paul Urban, Luum
Ergebnisse (nach dem Rollout)
Der praktische Effekt: weniger Reibung in den ersten 48 Stunden eines Projekts – und mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich Wert schafft.
- 25% schnellere Lead‑Qualifizierung durch strukturierte Telefon‑Intakes
- Weniger Rückfragen, weil ASINs, Ziele und Scope früh vorliegen
- Spürbar kürzeres Onboarding durch automatisierte Checklisten und Briefings
- Konsistentere Übergaben zwischen Strategy, Content und Ads
Was gelernt wurde
- Briefing schlägt Gesprächsprotokoll: Entscheidend ist die handlungsfähige Zusammenfassung.
- Read‑First: Empfehlungen werden aus Daten abgeleitet, nicht aus Annahmen.
- Templates skalieren Qualität: Standard‑Checklisten verhindern vergessene Schritte.
Nächste Schritte
Als Ausbau sind eine tiefere Datenintegration (z. B. automatisierte KPI‑Imports), ein Reporting‑Agent für regelmäßige Client‑Updates und ein Anomaly‑Radar geplant, das Auffälligkeiten in Ads/Conversion früh erkennt und dem Team konkrete Handlungsvorschläge liefert.
